KI-Praxis: 40 Anwendungen aus Kundenprojekten im Mittelstand

Nr.	Kunde	Status	Nächster Schritt
R-0418	Kunde A	In Analyse	Ursache bis Fr.
R-0417	Kunde C	Offen	Muster anfordern
R-0415	Kunde A	Abgeschlossen	8D-Bericht versandt
R-0412	Kunde B	In Analyse	Wirksamkeit prüfen

Kennen Sie das?

Der Alltag, bevor die Anwendungen da waren.

Keiner dieser Sätze ist erfunden. So haben es mir die Fachbereiche erzählt, in der Industrie genauso wie in der Agentur oder beim Dienstleister. Und so klingt es in den meisten Unternehmen, die ich kennenlerne.

„Die Maßnahmenliste lebt in einer Excel. Drei Leute, drei Versionen.“

Qualitätsmanagement

„Die Presseclippings für alle Mandanten macht eine Person. Jede Woche, von Hand.“

Verwaltung & Kommunikation

„Die Bestellvorschau kommt aus dem ERP, die Entscheidung aus dem Bauch.“

Einkauf & Materialwirtschaft

„Wann welche Maschine geprüft wurde, weiß genau einer. Im Kopf.“

Instandhaltung

„Die Fristen stehen in einer Excel, die nur eine Kollegin kennt.“

Führung & Steuerung

„Die Leute nutzen KI längst. Privat, auf dem Handy und ohne Regeln.“

KI-Einführung & Governance

„Die Reklamation liegt seit drei Wochen, weil der Kollege im Urlaub ist.“

Reklamationen

„Unsere beiden Werke sprechen verschiedene Sprachen. Wörtlich.“

Produktion

„Die Produkttexte schreibt inzwischen die KI, und keiner weiß, wer sie freigibt.“

Vertrieb & Marketing

Wenn Sie sich in drei davon wiederfinden, lohnt sich ein Blick auf die Landkarte.

Anwendungslandkarte

40 Anwendungen und Werkzeuge aus neun Bereichen und fünf Unternehmen.

Klicken Sie eine Anwendung an. Sie sehen dann, für welche Art Unternehmen sie entstanden ist, was sie tut, was die KI übernimmt und was beim Menschen bleibt. Der Status steht ehrlich dabei. Und wenn Sie etwas davon in Ihrem Unternehmen gebrauchen könnten, markieren Sie es. Daraus wird weiter unten Ihr Bedarfs-Check.

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Was KI hier tatsächlich tut

Auf zwei Ebenen im Einsatz, auf einer bewusst nicht.

Die wichtigste KI in diesen Projekten steckt gar nicht in den Anwendungen. Sie hat die Anwendungen gebaut.

Beim Bauen

KI baut die Werkzeuge

Die Fachbereiche haben in ihren eigenen Worten beschrieben, was sie brauchen. Daraus ist in wenigen Tagen eine fertige Anwendung geworden, mit Formularen, Listen, Auswertungen und Rollen. Ein Lastenheft gab es nicht, ein Halbjahresprojekt auch nicht, und programmiert hat im Unternehmen niemand.

Im Betrieb

KI arbeitet in den Werkzeugen

Sieben Anwendungen haben heute eine eigene KI-Funktion, eine achte ist gerade im Aufbau:

Fragen an den eigenen Datenbestand beantworten, etwa zu Maßnahmen, Reklamationen, Projekten, Tickets oder Personalkennzahlen
Dokumente gegen Normanforderungen prüfen
Meldungen zwischen zwei Werken in drei Sprachen übersetzen
Besprechungen transkribieren und interne Meldungen zweisprachig verfassen
Presseclippings recherchieren und Mail-Entwürfe zur Freigabe ablegen im Aufbau

Alle acht im Detail →

Bei der Entscheidung

Der Mensch entscheidet

Freigaben, Bewertungen, Fristen und Wirksamkeit bleiben bei den Fachleuten. Die KI schlägt vor, die Fachkraft entscheidet. So sind die Anwendungen gebaut, so bleiben sie prüfbar, und so nehmen die Leute sie auch an.

Acht KI-Funktionen im Detail

Was die KI in den Anwendungen konkret tut und was nicht.

Hinter fast allen acht steckt dasselbe Muster. Die Anwendung lädt ihre eigenen Daten und gibt sie der KI als Zusammenhang mit. Sie stellen Ihre Frage in normaler Sprache, und die Antwort nennt ihre Quelle. Ihre Daten werden dabei nicht zum Training verwendet, es gibt kein eigenes Modell, und Sie könnten alles auch selbst nachlesen. Es geht nur deutlich schneller.

Ihre DatenDie Anwendung lädt den aktuellen Bestand, also Maßnahmen, Reklamationen, Tickets oder Projekte.

Ihre FrageIn normaler Sprache und mit Gesprächsverlauf. Eine Abfragesprache braucht niemand.

Antwort mit QuelleMit Vorgangsnummern, Fristen und Verantwortlichen. Entscheiden tut weiterhin der Mensch.

Ein Grundsatz gilt in jeder dieser Anwendungen: Die KI ist ein Zusatz und kein Fundament. Fällt sie aus, läuft die Anwendung ganz normal weiter.

QM-Assistent

QM-Cockpit

Sie geben ein: Eine Frage zum Stand des Qualitätsmanagements, also zu Maßnahmen, Erstmustern, Lieferantenreklamationen oder Besprechungsthemen. Der Gesprächsverlauf bleibt erhalten, Nachfragen sind also möglich.
Die KI macht daraus: Sie liest den aktuellen Bestand aus vier Quellen, rechnet Fristen mit (offene Werktage, fällige Abweichungsmeldung) und beantwortet die Frage daraus. Welche Quellen sie genutzt hat, wird angezeigt.
Sie bekommen zurück: Die betroffenen Vorgänge mit Fristen und Verantwortlichen, in Sekunden statt in einer Besprechung. Im selben Cockpit lassen sich Besprechungen transkribieren und interne Meldungen zweisprachig verfassen.
Sie entscheidet nicht über: Bewertung, Freigabe und Abschluss.

Beispiel

Welche Maßnahmen sind länger als 40 Werktage offen und haben noch keine Abweichungsmeldung?

3 Maßnahmen: M-0231 (Kunde A, 46 Werktage, Moderator QM-Leitung), M-0228 (Kunde C, 43 Werktage), M-0219 (intern, 41 Werktage). Bei allen dreien fehlt die Abweichungsmeldung, der D6-Abschluss ist offen.

Quelle: Maßnahmenliste (Beispieldaten)

Reklamations-Analyse

Kundenreklamationen

Sie geben ein: Eine Frage, auf Deutsch, Englisch oder in der Sprache des zweiten Werks.
Die KI macht daraus: Sie liest die vollständige Reklamationsliste mit Kunde, Mengen, Kosten, Status, nächstem Schritt und Verantwortlichem und wertet sie für Ihre Frage aus.
Sie bekommen zurück: Alle Reklamationen eines Kunden mit Nummern oder eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung mit Summen, offenen und geschlossenen Vorgängen, den Kunden mit den meisten Reklamationen, Kosten und allem, was länger als 30 Werktage offen ist. Als Tabelle, und jede Aussage ist mit der Reklamationsnummer belegt.
Sie entscheidet nicht über: Ursache, Kulanz und die Antwort an den Kunden.

Beispiel

Fasse die offenen Reklamationen von Kunde A zusammen, mit Kosten und nächstem Schritt.

4 offene Vorgänge, bisherige Kosten 6.420 €. R-0418 in Analyse (Ursache bis Freitag), R-0412 Wirksamkeit prüfen, R-0407 Muster angefordert, R-0399 seit 34 Werktagen offen und damit überfällig.

Quelle: Reklamationsliste (Beispieldaten)

Normprüfung

Sie geben ein: Eine Norm aus Ihrer Bibliothek oder eine neue, deren Anforderungen die KI auf Wunsch vorab selbst recherchiert. Dazu das Dokument als PDF oder Word und die gewünschte Prüftiefe.
Die KI macht daraus: Sie liest das Dokument und vergleicht es Abschnitt für Abschnitt mit den Anforderungen der Norm.
Sie bekommen zurück: Einen Prüfbericht mit erfüllten Punkten, Lücken und Unklarheiten, jeweils mit dem Hinweis, wo im Dokument nachzuarbeiten ist.
Sie entscheidet nicht über: Ob eine Lücke wirklich eine ist und wie sie geschlossen wird. Das bleibt beim QM.

Beispiel

Prüfe die Verfahrensanweisung „Lieferantenbewertung“ gegen die Norm, Prüftiefe gründlich.

11 von 14 Anforderungen sind abgedeckt. Lücken: Kriterien für die Neubewertung nach einer Sperre (Abschnitt 4.2 fehlt), die Aufbewahrungsfrist der Bewertungsnachweise ist nicht benannt, und die Verantwortlichkeit bei einem Lieferantenwechsel bleibt unklar.

Quelle: hochgeladenes Dokument (Beispieldaten)

Projektassistent

QM-Projektsteuerung

Sie geben ein: Eine Frage zum Projektbaum, also zu Hauptgruppen, Aufgaben und Unteraufgaben.
Die KI macht daraus: Sie kennt den gesamten Baum mit Status, Fristen, Verantwortlichen und Notizen und sucht darin die Antwort.
Sie bekommen zurück: Projekte, Verantwortliche und Termine, auf Wunsch auch einen vorformulierten Statusbericht für die nächste Runde.
Sie entscheidet nicht über: Priorität, Zusage und Eskalation.

Beispiel

Welche Projekte sind überfällig, und wer ist dran?

2 Projekte sind überfällig: 3.2 Qualifizierung Prüfmittel (fällig 28.08., QM-Verantwortlicher Herr B., blockiert durch einen Lieferantentermin) und 5.1 Kundenvalidierung (fällig 02.09., Projektleiterin Frau K., zu 80 % fertig).

Quelle: Projektbaum (Beispieldaten)

Werk-zu-Werk-Übersetzung

Werk-zu-Werk-Austausch

Sie geben ein: Eine Fehlerbeschreibung oder einen Kommentar in der eigenen Sprache, so wie man ihn eben schreibt.
Die KI macht daraus: Sie weiß, welches Werk in welcher Sprache schreibt, übersetzt in die beiden anderen Sprachen und lässt Fehlercodes, Fachbegriffe und Auftragsnummern unverändert.
Sie bekommen zurück: Denselben Eintrag in drei Sprachen, sofort und für beide Werke lesbar. Einen Übersetzer braucht es nicht mehr.
Sie entscheidet nicht über: Die Bewertung der Meldung und die Reaktion darauf.

Beispiel

Kontaktfläche an Position 3 verkratzt, Auftrag 4711, 12 Stück betroffen, Foto anbei.

DE · EN · MK: „Contact surface at position 3 scratched, order 4711, 12 pcs affected, photo attached.“ Auftragsnummer und Positionsangabe bleiben unverändert.

Beispieldaten

Ticket-Assistent

Instandhaltungs-Tickets

Sie geben ein: Eine Frage zum Ticketbestand.
Die KI macht daraus: Sie liest Tickets, Zuordnungen, Status und Bearbeitungszeiten und fasst zusammen, was Sie wissen wollen.
Sie bekommen zurück: Eine Zusammenfassung oder eine konkrete Antwort, zum Beispiel was offen ist, wo es sich staut und wer woran arbeitet.
Sie entscheidet nicht über: Priorität, Zuordnung und Abschluss.

Beispiel

Fasse die offenen Tickets in Halle A nach Priorität zusammen.

7 offene Tickets: 2 mit hoher Priorität (Kompressor 3 mit Druckabfall, bereits zugewiesen; Hallentor Süd mit Sensorfehler, noch offen), 4 mit mittlerer und 1 mit niedriger Priorität. Das älteste Ticket ist 9 Werktage alt.

Quelle: Ticketliste (Beispieldaten)

Personal-Assistent

Personal-Dashboard

Sie geben ein: Eine Frage zu Anwesenheit, Krankenquote oder Fluktuation.
Die KI macht daraus: Sie lädt automatisch die aktuellen Auswertungen, also Kopfzahl, Krankenquote gesamt und je Abteilung sowie Ein- und Austritte, und antwortet daraus.
Sie bekommen zurück: Die Antwort in Zahlen und Worten, so wie die Geschäftsführung sie braucht. Niemand muss dafür einen Tag lang Tabellen zusammensuchen.
Sie entscheidet nicht über: Menschen. In keinem Fall.

Beispiel

Wie hat sich die Krankenquote in der Montage in den letzten vier Wochen entwickelt?

Von 6,1 % auf 4,8 % gesunken (KW 33 bis 36). Im gesamten Werk liegt sie stabil bei 5,2 %. Im selben Zeitraum gab es 2 Eintritte und 1 Austritt.

Quelle: Wochenauswertung (Beispieldaten)

Worauf es hier ankommt: Beschäftigtendaten gehören nicht in ein Sprachmodell, das außerhalb Ihrer Kontrolle läuft. Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat sitzen bei einer solchen Anwendung schon vor dem ersten Datensatz mit am Tisch. Das bremst nicht, es ist der wichtigste Teil des Baus.

Agentur-Assistent

Agentur-Cockpitim Aufbau

Sie geben ein: Die Quellen, die Mandanten und den Rhythmus. Das geben Sie einmal ein, danach nichts mehr.
Die KI macht daraus: Sie durchsucht die festen Quellen, stellt die Clippings je Mandant zusammen, übersetzt bei Bedarf und schreibt die Versand-Mail. Die landet als Entwurf im Entwurfsordner und nicht im Postausgang.
Sie bekommen zurück: Abends eine Reihe fertiger Entwürfe. Ein Blick, eine Freigabe, und die Mail geht raus. Aus einer Aufgabe, die vorher eine Person die ganze Woche gebunden hat, wird eine halbe Stunde am Abend.
Sie entscheidet nicht über: Den Versand. Nichts geht ungesehen raus, und genau so ist es gewollt.

Beispiel

Was liegt heute zur Freigabe bereit?

3 Entwürfe: Mandant A (5 Clippings, davon 1 zum Wettbewerber), Mandant B (2), Mandant C (Wochenübersicht mit 8). Alle liegen im Entwurfsordner, nichts ist gesendet.

Beispieldaten, im Aufbau

Was es braucht

Was Sie sich jetzt wahrscheinlich fragen.

Sechs Fragen, die in fast jedem Erstgespräch fallen. Hier sind die Antworten, so ehrlich, wie ich sie auch im Gespräch geben würde.

Wie viel Zeit meiner Leute kostet das?

Pro Anwendung brauche ich eine Person aus dem Fachbereich, die weiß, wie der Prozess wirklich läuft. Am meisten Zeit kostet sie das Prozessgespräch am Anfang. Danach sind es kurze Runden zum Ausprobieren und Rückmelden, die sich in den Arbeitsalltag einbauen lassen. Wie viel das bei Ihrem Prozess ist, sage ich Ihnen nach dem Gespräch. Programmieren muss bei Ihnen niemand.

Wie lange dauert das?

Der Bau ist der kleinere Teil. Wenn das Prozessgespräch geführt ist und die Zugänge stehen, sehen Sie wenige Werktage später einen ersten klickbaren Stand mit Beispieldaten. Was dann noch fehlt, ist die Erprobung im Fachbereich mit echten Daten, und deren Tempo bestimmen Ihre Leute. Danach bestimmt Ihr Bedarf das Tempo und kein Projektplan. Auch die Anwendungen in der Landkarte sind nacheinander entstanden, jede aus einem konkreten Anlass.

Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?

Nein. Sie brauchen jemanden, der Hosting, Zugänge und Sicherung verantwortet. Das kann Ihre IT sein, Ihr Dienstleister oder ich, bis alles steht und übergeben ist.

Darf ich das überhaupt?

Ja, wenn Beschäftigtendaten, Zugriffe und Speicherort geregelt sind, bevor der erste echte Datensatz fließt. Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat gehören deshalb früh an den Tisch und nicht erst nach dem Start. Das gehört zu meiner Arbeit dazu.

Was, wenn es nicht klappt?

Dann haben Sie eine Anwendung weniger und einen Prozess mehr, der endlich sauber beschrieben ist. Deshalb fangen wir bewusst klein an, mit einer Anwendung in einem Bereich und einem überschaubaren Rahmen.

Was kostet das?

Das hängt von Zahl und Tiefe der Anwendungen ab, deshalb auf Anfrage. Vor jedem Schritt bekommen Sie ein Angebot mit fester Obergrenze, und ohne Ihre Freigabe passiert nichts.

Die ehrliche Frage

Wenn Fachbereiche das selbst bauen können, wozu dann ich?

Können sie, mit der richtigen Begleitung. Das zeigen diese Projekte ganz gut. Die Fachbereiche haben beschrieben, ich habe gebaut, und in den Alltag gebracht haben wir es gemeinsam. Der Unterschied zum Selbermachen liegt dabei weniger im Formular als in dem, was man nicht sieht.

Mein Beitrag: Bevor die erste Anwendung entsteht, schaue ich mir an, welche Daten fließen, wer zugreifen darf und wo Beschäftigtendaten berührt sind. Das baue ich ein, bevor der erste echte Datensatz in der Anwendung liegt. Sie bekommen so das Tempo der KI, ohne die Lehrjahre selbst bezahlen zu müssen.

TÜV-zertifiziert: KI-BeauftragterKI-KoordinatorISO/IEC 42001Bei der BAFA gelistet

Vier Dinge, die eine Excel nie hatte und die ich von der ersten Zeile an mitdenke

Anmeldung und Rollen.

Wer den Link hat, hat die Liste. Bei der Excel auf dem Netzlaufwerk ist das so. Bei einer Anwendung darf es das nicht geben: Jeder Zugriff hat eine Anmeldung, und jede Rolle hat einen klaren Umfang.

Änderungshistorie.

Wer hat wann was geändert? Das ist im Audit die erste Frage. Eine Excel kann sie nicht beantworten, eine Anwendung muss es können, schon ab dem ersten Eintrag.

Ein definierter Speicherort.

Die Datei liegt auf drei Laptops und in zwölf Mailanhängen. Wo eine Anwendung ihre Daten hält, in Deutschland und unter Ihrer Kontrolle, ist eine bewusste Entscheidung und keine Voreinstellung.

Ein Betriebskonzept.

Wenn der Kollege geht, geht die Datei mit. Sicherung, Zugänge, Updates und Übergabe gehören deshalb zum Bau dazu und werden nicht auf später verschoben.

Der richtige Moment

Wann Unternehmen typischerweise anfangen.

Fast nie aus Neugier. Fast immer, weil gerade einer dieser Sätze fällt:

Ein Kundenaudit steht an. Ein Schlüsselmitarbeiter geht, und das Wissen geht mit. Ein Kunde fragt nach Nachweisen. Ein Werkzeug oder eine Plattform fällt weg. Die Excel ist zu groß geworden.

Wenn einer davon gerade auf Sie zutrifft, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch und nicht erst in einem Jahr.

Der erste Schritt

Erst eine Anwendung, in einem Bereich, mit klarem Rahmen.

Niemand fängt mit 40 Anwendungen an. Wir nehmen die Liste, die Sie am meisten nervt. Im Prozessgespräch klären wir, was sie können muss und wer damit arbeitet. Wenige Werktage später sehen Sie einen ersten klickbaren Stand mit Beispieldaten und entscheiden, ob es weitergeht. Erst dann kommen Ihre echten Daten dazu, mit Anmeldung, Rollen, Änderungshistorie und Datenhaltung in Deutschland, und der Fachbereich probiert die Anwendung im Alltag aus. Sie sehen an Ihrem eigenen Prozess, was KI bei Ihnen kann.

Erstgespräch vereinbaren Erst die Landkarte ansehen

Pilot-Anwendung

„Ihre nervigste Excel wird eine Anwendung.“

Prozessgespräch mit Ihrem Fachbereich, am echten Ablauf
Bau der Anwendung gemeinsam mit Ihren Fachleuten
Zugänge, Rollen, Datenhaltung und Sicherung sind geregelt
Datenschutz und Betriebsrat sind vor dem ersten Echtdatensatz eingebunden
Einweisung und Übergabe, die Anwendung gehört Ihnen

Angebot mit fester ObergrenzeAuf Anfrage. Beratung ist förderfähig.

Bedarfs-Check

Sagen Sie mir, was Sie markiert haben.

Sie haben in der Landkarte markiert, was bei Ihnen fehlt? Dann schicken Sie mir die Auswahl. Ich melde mich innerhalb von zwei Werktagen persönlich bei Ihnen, und wir klären in einem kurzen Gespräch, womit man bei Ihnen anfangen würde und was es ungefähr braucht.

Noch nichts markiert? Dann schreiben Sie mir einfach, was Sie am meisten nervt.

Kein Newsletter und keine Weitergabe. Ihre Angaben verwende ich nur, um Ihnen zu antworten.

Was KI im Mittelstand wirklich heißt.

Offene Vorgänge

Der Alltag, bevor die Anwendungen da waren.

40 Anwendungen und Werkzeuge aus neun Bereichen und fünf Unternehmen.

Auf zwei Ebenen im Einsatz, auf einer bewusst nicht.

KI baut die Werkzeuge

KI arbeitet in den Werkzeugen

Der Mensch entscheidet

Was die KI in den Anwendungen konkret tut und was nicht.

QM-Assistent

Reklamations-Analyse

Normprüfung

Projektassistent

Werk-zu-Werk-Übersetzung

Ticket-Assistent

Personal-Assistent

Agentur-Assistent

Was Sie sich jetzt wahrscheinlich fragen.

Wie viel Zeit meiner Leute kostet das?

Wie lange dauert das?

Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?

Darf ich das überhaupt?

Was, wenn es nicht klappt?

Was kostet das?

Wenn Fachbereiche das selbst bauen können, wozu dann ich?

Wann Unternehmen typischerweise anfangen.

Erst eine Anwendung, in einem Bereich, mit klarem Rahmen.

„Ihre nervigste Excel wird eine Anwendung.“

Sagen Sie mir, was Sie markiert haben.